Exchange 2013/2016: Raumpostfächer anlegen und verwalten

Ressourcenpostfächer sind sehr beliebt um das Buchen von Besprechungsräumen oder Firmenwagen zu ermöglichen. Mit Exchange 2013 und auch Exchange 2016 ist es sogar noch etwas einfacher geworden, die Räume zu verwalten.

Hier gibst ein kleines Howto, welches mit Exchange 2013 und Exchange 2016 funktioniert (Für Exchange 2010 gibts das Howto hier)

Zunächst wird via ECP ein neues Raumpostfach angelegt

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Dem Raum wird ein entsprechender Name und Alias gegeben, hier können auch weitere Details angegeben werden, zum Beispiel die Telefonnummer wenn der Raum über ein Telefon verfügt, oder auch die Kapazität. In diesem Beispiel 5, die Angabe der Kapazität führt dazu, das Termine mit mehr Personen abgelehnt werden.

Sobald das Postfach angelegt ist, können die Buchungsoptionen konfiguriert werden, hier lässt sich beispielsweise festlegen, wie weit im Voraus der Raum gebucht werden darf oder wie lange ein Termin sein darf. Die Einstellungen sind aber optional, die Buchungsautomatik ist per Default eingeschaltet.

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In Outlook taucht der Raum im Terminplanungsassistent auf und kann gebucht werden.

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Der Besprechungsraum bestätigt Termine automatisch, so lange es zu keinen Konflikten kommt. Der Organisator des Termins wird per Mail informiert, ob der Raum erfolgreich gebucht werden konnte

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Der Raum lässt sich auch zur besseren Übersicht als Kalender in Outlook einbinden, dies war bei Exchange 2010 nicht ganz so einfach:

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In der Standard Einstellung sehen die Benutzer nur das es einen entsprechenden Termin gibt, alle anderen Informationen, sind nicht direkt einsehbar:

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Über das Ändern der Berechtigungen auf dem Kalender des Postfachs lässt sich das aber anpassen. Auch macht es oft Sinn eine Art Manager für die Räume zu definieren, der im Konfliktfall Termine umschichten kann. Die entsprechenden Rechte zum Absagen von Terminen und zur Einsicht können einfach per Management Shell vergeben werden:

 

Get-MailboxFolderPermission besprechungsraum:\calendar | Add-MailboxFolderPermission -User administrator -AccessRights Editor

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In diesem Beispiel bekommt der Benutzer Administrator „Bearbeiter“ Rechte, welches es ihm ermöglicht den Raum zu verwalten.

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Jetzt sieht der Benutzer alle Details zu den Terminen und kann bei Bedarf die Termine auch absagen.

Ein weiteres nettes Feature ist das Anpassen der Buchungsbestätigung, hier lässt sich ein entsprechender Text für den Organisator hinterlegen:

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Zum Beispiel ein Link zu einer internen Webseite, auf dem der Organisator Kaffee und Kekse ordern kann, oder der Hinweis „Wehe wenn du nicht aufräumst…“

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Hier bietet sich natürlich SharePoint oder ähnliches an…

24 Kommentare zu “Exchange 2013/2016: Raumpostfächer anlegen und verwalten”

  1. Die Möglichkeiten zu den Einstellungen bei der Raumbuchung waren in Exchange 2010 deutlich ausgefeilter, inklusive Room oder Equipment Mailbox Properties.

  2. Da es bei uns heute zu einem Konflikt kam, habe ich gesucht ob ich was falsch verstanden habe. Aber Sie bestätigen es hier ja auch, Zitat: „Der Besprechungsraum bestätigt Termine automatisch, so lange es zu keinen Konflikten kommt“ — und das tut er bei uns neuerdings nicht mehr. Ich kann es sogar nachvollziehen und einen Eintrag nach dem anderen parallel setzen – immer antwortet der Raum brav mit „Buchung wurde angenommen“ – hat jemand sowas schon einmal erlebt?

  3. Hallo Stefan,
    das dürfte weiterhelfen, wenn noch nicht geklärt:
    http://exchangeserverpro.com/exchange-server-2013-room-equipment-mailboxes/
    Phil Ready says
    July 1, 2014 at 3:05 pm
    Hi Paul
    Great article (like all of yours), keep it up.
    I have a question on allowing conflicts for recurring meetings.
    If I AllowConflicts $True, single and recurring meetings are double booked. I thought Double booking are never allowed, no matter what the setting and that these settings just apply to recurring meetings, by deciding how many conflicts there are before rejecting the lot.
    My present settings are:
    AllowRecurringMeetings $True
    AllowConflicts $False
    ConflictPercentageAllowed 20
    MaximumConflictInstances 0
    If there is 1 conflict, all meetings are declined.
    Is there another setting I need somewhere?
    Thanks
    Reply

    Paul Cunningham says
    July 1, 2014 at 10:37 pm
    MaximumConflictInstances 0 means no conflicts are allowed for new recurring meetings.
    AllowConflicts $True means the other conflict settings (percentage and max instances) are ignored. So this would override the setting above.
    If you want to allow *some* conflicts set AllowConflicts to $false and use the ConflictPercentageAllowed and MaximumConflictInstances values to control how much conflict you’re willing to allow.

  4. Hallo
    wir nutzen Exchange 2016. Habe versucht mit dem obigen Befehl unserem entsprechenden Raumpostfach
    bzw. dem dazugehörigen Kalender dem Administrator wie oben beschrieben die Rechte zuzuweisen.
    Beim Anzeigen der Rechte hat er bei mir ‚calendar‘ nicht genommen und habe das dann in deutsch mit ‚kalender‘ versucht – dann hat es funktioniert.
    Beim zuweisen der Recht nimmt er aber den Begriff ‚Editor‘ nicht.
    Hat da jemand einen Tipp?
    LG

  5. Hallo Frank

    Falls du es noch nicht lösen konntest, versuch es mit Bearbeiter anstelle von Editor.
    Da du schon Kalender anstelle von calendar nehmen musstest, nimmt er hier die deutschen Begriffe (vermutlich ist Exchange in deutsch installiert).

  6. Hallo ich habe mal eine Frage, gibt es zufällig auch eine so tolle Anleitung für Equipment-Postfächer? Ich habe damit so meine Schwierigkeiten. Ich möchte das Buchen von Beamern bei uns im Haus abbilden und habe schon ein Postfach erstellt. Das Buchen geht auch, aber ich möchte ja auch so eine Art Kalendersicht haben, wo ich sehen kann wann welcher Beamer gebucht ist. Quasi wie bei den Räumen auch.
    Ich hoffe hier kann mir jemand weiterhelfen. Danke

    Gruß Mareike

  7. Hallo,

    was mich ein wenig an der Geschichte mit den Raumpostfächern stört, das wenn ich eine Besprechung plane und gewisse Leute einlade, der Termin quasi in meinem Kalender und dem der eingeladenen Personen erscheint.
    Bekomme ich dann vom Verantwortlichen Raumverwalter eine Absage, so muss ich als Terminplaner den Termin ebenfalls wieder absagen und erst dann bekommen auch die eingeladenen Teilnehmer eine Absage.
    Zudem verschwindet aber auch der Termin nicht automatisch aus deren Kalendern. Finde ich ein wenig unglücklich.
    Besser wäre es, als Organisator eines Termins erst einmal eine Antwort zu bekommen und der Termin erst bei Bestätigung an die Teilnehmer rausgeht und in deren Kalendern erscheint.
    Gibt es da eine Lösung / einen Ansatz ?!? Wir benutzen den Exchange 2013 in Verbdinung mit Office 2013/2016

  8. Hallo,
    ich stecke gerade in der Migration von Exchange 2010 nach 2016 und Zeitgleich Outlook 2010 nach 2016.
    nun habe ich folgendes Problem beobachtet:
    In Outlook 2010 wird die Ressource Auto mit allen Buchungen angezeigt. Alle Personen können die Einträge auch sehen. Eine Buchung kann in den Kalender auch Direkt eingetragen werden, nicht als Besprechung.
    In Outlook 2016 sieht das ganze anders aus, hier kann nur die Buchung gesehen werden und Eintragungen können nur über eine Einladung erfolgen.
    Die MailboxFolderPermission:\Calendar
    Standard {AvailabilityOnly}
    Anonym {None}

    Wie kann ich das Verhalten zwischen Outlook 2010 und Outlook 2016 angleichen ?
    Ich hätte gerne, das die Termine direkt eingetragen werden können und auch angesehen werden können.
    Gibt es noch weitere Unterschiede die zu beachten sind ?
    Gruß
    Cityempire

  9. ich breche mir gerade an der Powershell die Finger. Wie lautet denn der Befehl, wenn ich allen Benutzern das Recht „author“ geben möchte? Für Add-MailboxFolderPermission gibt es ja keinen Parameter Group.

  10. OK, habe es nun geschafft :)
    Ihr müsst erstmal das Azure Powershell Modul installieren und euch dann vebinden. Zudem musste ich mich remote mit dem Exchange Online verbinden. Danach habe ich folgenden befehl ausgeführt:

    >>Get-AzureADUser | foreach {Add-MailboxFolderPermission besprechungsraum:\calendar -user $_.userp
    rincipalname -AccessRights author}

  11. Hallo zusammen,

    ich nutze seit einiger Zeit die Raumbuchung und alles klappt soweit ganz gut.
    Ein kleines Problem hatte ich, dass wenn man einen Raum mit dem Haken „ganztägig“ bucht, wird dieser (falls jemand diesen Raum auch Mittags von 12-13 Uhr haben mag) ignoriert und man kann den Raum buchen. Er ignoriert quasi die ganztags Buchung als wenn diese nicht drin stehen würde.

    Habs gelöst indem ich nur zulasse das man Räume nur 23,5 Std buchen kann.

    Nun aber zu meiner Frage: Kann man die Mails für „Ihre Anfrage wurde angenommen /abgelehnt“ vom Design her anpassen? Z.B. bei Angenommen alles in grün schreiben, beim abgelehnt alles in rot?

    Gruß Dirk

  12. Hallo,
    bei uns tritt des öfteren der Fall ein, dass wir Videokonferenzen haben, selber aber nicht Organisator der Besprechung sind. Ist es möglich , dem Raum die Besprechung weiterzuleiten, sodass er, wenn er frei ist, diese automatisch annimt?

  13. Hallo zusammen,

    unter Exchange 2007 hatten wir noch eingestellt, dass ein Raum bei Konflikt gar nicht erst gebucht werden konnte. Nun bei Exchange 2013 wird der Raum gebucht aber es kommt eine Mail vom Raum mit Ablehnung. Nun ist diese Mail schon des Öfteren übersehen worden. Ich weiß, die User sollen einfach ihre Augen aufmachen. Aber gibt es eine Möglichkeit das Ganze so einzustellen wie bei Exchange 2013?

  14. Hallo, die Antwort unter den Punkt Buchungsoption, wird nur an den Bucher gesendet wenn der Raum automatisch seine Buchungen verwaltet. Sobald jemand die Raumbuchungen bestätigen muss, wird der Text „Wenn Du Kaffee und Kekse…..“ nicht übermittelt.
    Warum nicht? Raumbuchungen sollen manuell bestätigt werden, und Hinweise sollen dabei übermittelt werden.
    Gibt es dafür eine Lösung

  15. Ich muss nochmals auf Exchange 2016 (OnPremise) zurückkommen, wie setze ich hier die Berechtigung auf den Ressourcen Kalender, damit Details angezeigt werden.
    Mit:
    Get-,Set- oder Add-MailboxFolderPermission Ressourcenname:\Kalender -Accessrighte LimitedDetails -user abcd
    erhalte ich die Meldung:
    Der Vorhgang konnte nicht ausgeführt werden, weil ‚Ressourcenname:\Kalender‘ nicht gefunden wurde.
    Get-,Set- oder Add-MailboxFolderPermission Ressourcenname funktioniert
    Wie kann ich die Kalenderberechtigung für die Ressource auf LimitedDetails setzen?

  16. Vielen Dank für die Anleitung Frank.

    Frage: kann man so den Kalender eines Ressourcenpostfaches auf Mobile synchronisieren?
    Wir nutzen ein Kalender um Räumlichkeiten zu planen (direkt im Raumpostfachkalender, nicht per E-Mail) und es wäre sehr interessant den Kalender auf Mobile zu sehen.
    Ich habe versucht das Konto zu konfigurieren, nur klappt das nicht. Ressourcenpostfächer haben kein Username/Passwort. Wenn ich die E-Mailadresse des Postfaches nutze und meine Domäne\Username zum anmelden, dann beginnt das mobile Gerät meine eigene Termine zu duplizieren??

  17. Hallo Franky,

    danke für die Anleitung (und die vielen weiteren Anleitungen).
    Ich habe gerade folgende Anforderung an ein Raumpostfach und weiß nicht, ob und wie ich das realisieren kann. Vielleicht hast du mir einen Tip oder kannst mir sagen, wonach im suchen muss:
    Ich bekomme von einer externen Firma einen Termin. Dieser findet bei uns im Haus statt, also möchte ich diesem Termin eine unserer Räume hinzufügen, dass dieser gebucht ist.

    Gruß
    Benjamin Hernadi

  18. Hallo Frank,

    Du schreibst: „die Angabe der Kapazität führt dazu, das Termine mit mehr Personen abgelehnt werden“. Ich habe in Exchange Online einen Besprechungsraum mit der Kapazität 6 eingerichtet und eine Besprechungsanfrage an sieben Personen (und den Raum) verschickt. Daraufhin bekam ich die Bestätigung vom Raumpostfach, dass die Anfrage angenommen wurde. Nach meinem Verständnis müsste ich doch eine Ablehnung erhalten, da die Kapazität überschritten ist? Oder erhält man diese erst, wenn alle sieben Personen zugesagt haben?

  19. Hallo,
    wir benutzen in der Firma auch Ressourcenpostfächer. Nach der Migration von Exchange 2010 zu 2016 gab es jedoch bei einem Postfach ein Problem, dass keine Buchungen mehr angenommen wurden. Ursache war nach langem Suchen, dass das Postfach einfach voll war. Es gibt nirgendwo eine Meldung, auch in der ECP sieht man es nicht. Nur über OWA bekomme ich die Anzeige. Da sind gerade mal 2000 Termine drin, zumeist Serientermine und nur 6 mit Anhang, sonst eigentlich nur der Betreff. Damit waren aber 2 GB gefüllt. Ein anderer Raum mit etwa 3000 Terminen liegt bei 1,2 GB.

  20. Hallo,
    ich habe da ein Problem mit Exchange 2019 und den Ressourcen. Wenn ich eine Ressource anlegen will, fehlt mit der Button dazu. Angemeldet bin ich als Administrator. Was fehlt mir da als Berechtigung?
    mfg.
    Hartmut

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