Exchange 2016: Freigegebene Postfächer (Shared Mailbox)

Freigegebene Postfächer werden häufig eingesetzt, wenn mehrere Personen Zugriff auf ein Postfach haben sollen, um zum Beispiel im Team zusammenzuarbeiten.

Es gibt aber ein paar Dinge zu beachten, daher beschreibt dieser Artikel die Einrichtung und die Funktionsweise.

Das folgende Beispiel zeigt die Einrichtung eines freigegebenen Postfachs:

Freigegebene Postfächer

Die Postfächer die unter “Benutzer (blauer Kasten)” angegeben werden, erhalten Vollzugriff auf das freigegebene Postfach. Dies lässt sich mit folgendem Befehl prüfen:

Get-MailboxPermission team | where {$_.AccessRights -contains "FullAccess"}

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Für das freigegebene Postfach wird automatisch ein Benutzer im Active Directory angelegt. Das Benutzerkonto ist standardmäßig deaktiviert:

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Damit die Benutzer auf das freigegebene Postfach zugreifen können, wird es per Autodiscover in Outlook eingebunden. Damit ein zusätzliches Postfach per Autodiscover verteilt wird, wird das Active Directory Attribut “msExchDelegateListLink” mit dem Distinguished Name (DN) des Benutzers gefüllt, der auf das freigegebene Postfach zugreift:

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Hier noch einmal im Detail, der DN von Benutzer Frank wird in das Attribut “msExchDelegateListLink” des freigegebenen Postfachs “Team” eingetragen:

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Outlook prüft zyklisch ob es neue Autodiscover Informationen gibt. Nach kurzer Zeit wird Outlook das freigegebene Postfach als zusätzliches Postfach einbinden, da es die nötigen Informationen per Autodiscover erhält:

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Da der entsprechende Benutzer Vollzugriff auf das freigegebene Postfach hat, kann er nun beliebige Aktionen in dem Postfach ausführen:

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Hier gibt es allerdings ein paar Dinge zu beachten:

Löscht ein Benutzer Mails aus dem freigegebenen Postfach, werden in der Standard Einstellung die Mails in den “Gelöschte Elemente” Ordner des Benutzers verschoben, somit lassen sich Mails durch andere Benutzer des freigegebenen Postfachs nicht wiederherstellen.

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Dieses Verhalten lässt sich allerdings ändern. Damit gelöschte Elemente aus dem freigegebenen Postfach auch im Gelöschte Elemente Ordner des freigegebenen Postfachs landen, muss ein Registry Schlüssel für Outlook gesetzt werden:

Windows Registry Editor Version 5.00

[HKEY_CURRENT_USER\SOFTWARE\Microsoft\Office\16.0\Outlook\Options\General]
"DelegateWastebasketStyle"=dword:00000004

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Der Schlüssel General und das DWORD DelegateWastebasketStyle müssen angelegt werden. Leider verursacht dies meist Probleme: Meldet sich der Benutzer an einem anderen Rechner an und besitzt kein Roaming Profil, wirkt diese Einstellung nicht. Daher sollte diese Einstellung am besten via Gruppenrichtlinie gesetzt werden:

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Bei Rechnern außerhalb des Active Directory muss man sich hier eine geeignete Verteilungsmethode überlegen. Nachdem die Einstellung vorgenommen wurde, landen gelöschte Mails im dafür vorgesehenen Ordner:

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Ebenfalls erhalten Benutzer “Senden-Als” Rechte für das freigegebene Postfach:

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Auch hier gibt es einen ähnlichen Stolperstein wie mit den gelöschten Elementen. Mails die im Namen oder im Auftrag des freigegebenen Postfachs gesendet werden, laden nur im “Gesendete Elemente” Order des Benutzers der die Mail geschrieben hat, nicht aber im Gesendete Elemente Order des freigegebenen Postfachs. Allerdings lässt sich dieses Verhalten aber mit weniger Aufwand ändern:

Set-Mailbox Team -MessageCopyForSentAsEnabled $true -MessageCopyForSendOnBehalfEnabled $true

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Somit landen Mails im Namen und im Auftrag des freigegebenen Postfachs auch im Gesendete Elemente Ordner des freigegebenen Postfachs. Wie der Name der Parameter aber schon vermuten lässt werden diese Elemente sowohl im Gesendete Elemente Ordner des freigegebenen Postfachs, als auch im Benutzerpostfach angezeigt (Kopie).

21 Replies to “Exchange 2016: Freigegebene Postfächer (Shared Mailbox)”

  1. Erwähnenswert ist sicherlich auch, dass Senden im Auftrag nur durch die EAS mit Set-Mailbox -GrantSendOnBehalfTo gesetzt werden kann.

  2. Noch ein Gedanke. Meine User wünschen, dass beim Antworten oder Weiterleiten einer Mail aus dem freigegebenen Postfach nur ihre Absenderadresse auftaucht, da das Postfach eigentlich nur zum Empfang vorgesehen ist. Das geht zwar über das Ändern der Von-Adresse, ist aber recht mühsam bei jeder Mail. Gibt’s da einen Trick?

  3. Man kann noch erwähnen, dass der Eintrag per Autodiscover nicht automatisch verteilt wird, sobald man den Benutzer nicht selber sondern einer Gruppe Vollzugriff bewährt, in der der Benutzer ist.

  4. können eigentlich hidden shared mailboxen per automapping hinzugefügt werden, oder gibt es hier Probleme?

  5. @Ulrich: ich habe für öffentliche Ordner ein Outlook-Makro von Frank Carius angepasst:
    https://www.msxfaq.de/exchange/admin/sendas.htm#sendas_und_formulare

    Zum Reply hat dies funktioniert (Du kannst es sicher so anpassen, dass der Benutzer als Absender gesetzt wird):
    Sub ReplyAsReceipt()
    ‚ antwortet auf Mail mit vormaligem Empfänger als Absender
    Dim objitem As MailItem
    Dim MailFromReceipt As String
    Set objitem = Application.ActiveExplorer.Selection(1)
    MailFromReceipt = objitem.To
    Set objitem = Application.ActiveExplorer.Selection(1).Reply
    objitem.SentOnBehalfOfName = MailFromReceipt
    objitem.Display
    End Sub

  6. Ich habe aber auch eine Frage:
    Das freigegeben Postfach könnte auch eine Alternative zu öffentlichen Ordner Kalender und Kontakten sein.
    Wie funktioniert die Anbindung an OWA oder ActiveSync (iOS) ?
    Danke und Gruß
    Nathan

  7. Hi,
    Shared Mailboxes können nicht via ActiveSync angesprochen werden… Es geht über Umwege, aber das will man lieber nicht umsetzen. In OWA werden die Shared Mailboxes wie auch in Outlook als zusätzliches Postfach angezeigt.
    Gruß, Frank

  8. Hallo Frank,

    unter Windows10 Pro mit Office2016 setzt man die Registry Einträge unter dem Pfad:
    HKEY_CURRENT_USER\SOFTWARE\Microsoft\Office\16.0\Outlook\Preference.
    Wenn man die DWORD 32bit Werte:
    DelegateWastebasketStyle mit Wert 4 und
    DelegateSentItemsStyle mit dem Wert 1 setzt dann bleiben die gesendeten und gelöschten Mails im freigegebenen Postfach.
    In der Management Shell habe ich für das Postfach folgenden Befehl ausgeführt ohne die copy Komponente:
    Set-Mailbox Team -MessageCopyForSendOnBehalfEnabled $true

  9. Hallo,
    wo kann man nachschauen, wenn man die ShareMailbox so eingerichtet hat und auch unter Office 2010 funktioniert und auch unter OWA klappt, nur wenn ich mit Outlook 2016 rangehe bekomme ich ein Access denied ?

  10. Gibt es eine Möglichkeit diese freigegebenen Postfächer zu exportieren? New-MailboxExportRequest geht da leider nicht.
    Vielen Dank.
    Gruß Roman

  11. Hallo Roman,
    der Export von freigegebenen Postfächern funktioniert ebenfalls per New-MailboxExportRequest. Da gibt es keinen Unterschied zum normalen Postfach.

    Gruß, Frank

  12. Hallo Franky,

    du solltest bei dem Regkey noch folgendes erwähnen. Das ist ein Grund warum ich den Key nicht verteilen werde:

    „The downside of this setting comes here.

    If users have given each other Author permissions on their calendars, meaning that they can delete their own calendar entries – they will now recive this when they try to delete one.

    User receives a: Could not complete the deletion. The items may have been already deleted og moved.“

    Siehe http://www.msftexchange.org/delegatewastebasketstyle-2/

  13. Hallo Zusammen,

    gibt es eine Möglichkeit ein Benutzerpostfach zu einem Freigegebenes Postfach umzuwandeln, mit allen E-Mails und Terminen die darin enthalten sind?

    Gruß Sergei

  14. Klar. Set-Mailbox „Mustermann, Maxx“ -Type Share. Achtung, falls es ein Benutzer war kann er sich nicht mehr anmelden. Der ad Account wird deaktiviert

  15. Ich möchte ein freigegebenes Postfach (Postfach XYZ) nutzen um Räume zu reservieren. Da bei uns eine ganze Gruppe (Benutzer A, B, C und D) zuständig ist für die Raumreservation soll dies Zentral über ein Postfach laufen.
    Allerdings funktioniert das nicht. Im Raum erscheint korrekt der Bucher (Postfach XYZ). Aber im Postfach XYZ ist ersichtlich, dass Benutzer A einen Termin gebucht hat. Dies ist weiterhin auch nicht schlimm… Schlimm ist nur, dass Benutzer B nun den Eintrag von A nicht löschen oder anpassen kann, obwohl er doch die genau gleichen Rechte auf das Postfach XYZ hat. Bzw. er kann den Termin im Postfach XYZ anpassen, aber im Raum wird eine Änderung nur angenommen, wenn Benutzer A dies macht.
    Wie löst ihr das, oder habt ihr mir hier eine Alternative, wie wir das lösen könnten? Es handelt sich um etwa 50 Räume. Der Vorteil von Postfach XYZ besteht darin, dass auf einen Blick ersichtlich ist, welche Räume bereits gebucht sind und, falls eine Veranstaltung mehrere Räume braucht, dies auch gleich Zentral ersichtlich ist.

  16. Hallo Zusammen

    Ist es möglich die Kontakte eines Freigegebenen Postfaches in meinem Adressbuch anzuzeigen?
    Also ich meine auf die Kontakte kann ich zugreifen. Ich möchte aber wenn eine neue E-Mail erstellt wird, auf An… und dann die Kontakte meines freigegebenen Postfachs zur Auswahl haben.

    Gruss
    Kevin

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