Exchange 2016: Freigegebene Postfächer (Shared Mailbox)

Freigegebene Postfächer werden häufig eingesetzt, wenn mehrere Personen Zugriff auf ein Postfach haben sollen, um zum Beispiel im Team zusammenzuarbeiten.

Es gibt aber ein paar Dinge zu beachten, daher beschreibt dieser Artikel die Einrichtung und die Funktionsweise.

Das folgende Beispiel zeigt die Einrichtung eines freigegebenen Postfachs:

Freigegebene Postfächer

Die Postfächer die unter “Benutzer (blauer Kasten)” angegeben werden, erhalten Vollzugriff auf das freigegebene Postfach. Dies lässt sich mit folgendem Befehl prüfen:

Get-MailboxPermission team | where {$_.AccessRights -contains "FullAccess"}

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Für das freigegebene Postfach wird automatisch ein Benutzer im Active Directory angelegt. Das Benutzerkonto ist standardmäßig deaktiviert:

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Damit die Benutzer auf das freigegebene Postfach zugreifen können, wird es per Autodiscover in Outlook eingebunden. Damit ein zusätzliches Postfach per Autodiscover verteilt wird, wird das Active Directory Attribut “msExchDelegateListLink” mit dem Distinguished Name (DN) des Benutzers gefüllt, der auf das freigegebene Postfach zugreift:

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Hier noch einmal im Detail, der DN von Benutzer Frank wird in das Attribut “msExchDelegateListLink” des freigegebenen Postfachs “Team” eingetragen:

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Outlook prüft zyklisch ob es neue Autodiscover Informationen gibt. Nach kurzer Zeit wird Outlook das freigegebene Postfach als zusätzliches Postfach einbinden, da es die nötigen Informationen per Autodiscover erhält:

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Da der entsprechende Benutzer Vollzugriff auf das freigegebene Postfach hat, kann er nun beliebige Aktionen in dem Postfach ausführen:

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Hier gibt es allerdings ein paar Dinge zu beachten:

Löscht ein Benutzer Mails aus dem freigegebenen Postfach, werden in der Standard Einstellung die Mails in den “Gelöschte Elemente” Ordner des Benutzers verschoben, somit lassen sich Mails durch andere Benutzer des freigegebenen Postfachs nicht wiederherstellen.

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Dieses Verhalten lässt sich allerdings ändern. Damit gelöschte Elemente aus dem freigegebenen Postfach auch im Gelöschte Elemente Ordner des freigegebenen Postfachs landen, muss ein Registry Schlüssel für Outlook gesetzt werden:

Windows Registry Editor Version 5.00

[HKEY_CURRENT_USER\SOFTWARE\Microsoft\Office\16.0\Outlook\Options\General]
"DelegateWastebasketStyle"=dword:00000004

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Der Schlüssel General und das DWORD DelegateWastebasketStyle müssen angelegt werden. Leider verursacht dies meist Probleme: Meldet sich der Benutzer an einem anderen Rechner an und besitzt kein Roaming Profil, wirkt diese Einstellung nicht. Daher sollte diese Einstellung am besten via Gruppenrichtlinie gesetzt werden:

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Bei Rechnern außerhalb des Active Directory muss man sich hier eine geeignete Verteilungsmethode überlegen. Nachdem die Einstellung vorgenommen wurde, landen gelöschte Mails im dafür vorgesehenen Ordner:

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Ebenfalls erhalten Benutzer “Senden-Als” Rechte für das freigegebene Postfach:

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Auch hier gibt es einen ähnlichen Stolperstein wie mit den gelöschten Elementen. Mails die im Namen oder im Auftrag des freigegebenen Postfachs gesendet werden, laden nur im “Gesendete Elemente” Order des Benutzers der die Mail geschrieben hat, nicht aber im Gesendete Elemente Order des freigegebenen Postfachs. Allerdings lässt sich dieses Verhalten aber mit weniger Aufwand ändern:

Set-Mailbox Team -MessageCopyForSentAsEnabled $true -MessageCopyForSendOnBehalfEnabled $true

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Somit landen Mails im Namen und im Auftrag des freigegebenen Postfachs auch im Gesendete Elemente Ordner des freigegebenen Postfachs. Wie der Name der Parameter aber schon vermuten lässt werden diese Elemente sowohl im Gesendete Elemente Ordner des freigegebenen Postfachs, als auch im Benutzerpostfach angezeigt (Kopie).

34 Replies to “Exchange 2016: Freigegebene Postfächer (Shared Mailbox)”

  1. Erwähnenswert ist sicherlich auch, dass Senden im Auftrag nur durch die EAS mit Set-Mailbox -GrantSendOnBehalfTo gesetzt werden kann.

  2. Noch ein Gedanke. Meine User wünschen, dass beim Antworten oder Weiterleiten einer Mail aus dem freigegebenen Postfach nur ihre Absenderadresse auftaucht, da das Postfach eigentlich nur zum Empfang vorgesehen ist. Das geht zwar über das Ändern der Von-Adresse, ist aber recht mühsam bei jeder Mail. Gibt’s da einen Trick?

  3. Man kann noch erwähnen, dass der Eintrag per Autodiscover nicht automatisch verteilt wird, sobald man den Benutzer nicht selber sondern einer Gruppe Vollzugriff bewährt, in der der Benutzer ist.

  4. können eigentlich hidden shared mailboxen per automapping hinzugefügt werden, oder gibt es hier Probleme?

  5. @Ulrich: ich habe für öffentliche Ordner ein Outlook-Makro von Frank Carius angepasst:
    https://www.msxfaq.de/exchange/admin/sendas.htm#sendas_und_formulare

    Zum Reply hat dies funktioniert (Du kannst es sicher so anpassen, dass der Benutzer als Absender gesetzt wird):
    Sub ReplyAsReceipt()
    ‚ antwortet auf Mail mit vormaligem Empfänger als Absender
    Dim objitem As MailItem
    Dim MailFromReceipt As String
    Set objitem = Application.ActiveExplorer.Selection(1)
    MailFromReceipt = objitem.To
    Set objitem = Application.ActiveExplorer.Selection(1).Reply
    objitem.SentOnBehalfOfName = MailFromReceipt
    objitem.Display
    End Sub

  6. Ich habe aber auch eine Frage:
    Das freigegeben Postfach könnte auch eine Alternative zu öffentlichen Ordner Kalender und Kontakten sein.
    Wie funktioniert die Anbindung an OWA oder ActiveSync (iOS) ?
    Danke und Gruß
    Nathan

  7. Hi,
    Shared Mailboxes können nicht via ActiveSync angesprochen werden… Es geht über Umwege, aber das will man lieber nicht umsetzen. In OWA werden die Shared Mailboxes wie auch in Outlook als zusätzliches Postfach angezeigt.
    Gruß, Frank

  8. Hallo Frank,

    unter Windows10 Pro mit Office2016 setzt man die Registry Einträge unter dem Pfad:
    HKEY_CURRENT_USER\SOFTWARE\Microsoft\Office\16.0\Outlook\Preference.
    Wenn man die DWORD 32bit Werte:
    DelegateWastebasketStyle mit Wert 4 und
    DelegateSentItemsStyle mit dem Wert 1 setzt dann bleiben die gesendeten und gelöschten Mails im freigegebenen Postfach.
    In der Management Shell habe ich für das Postfach folgenden Befehl ausgeführt ohne die copy Komponente:
    Set-Mailbox Team -MessageCopyForSendOnBehalfEnabled $true

  9. Hallo,
    wo kann man nachschauen, wenn man die ShareMailbox so eingerichtet hat und auch unter Office 2010 funktioniert und auch unter OWA klappt, nur wenn ich mit Outlook 2016 rangehe bekomme ich ein Access denied ?

  10. Gibt es eine Möglichkeit diese freigegebenen Postfächer zu exportieren? New-MailboxExportRequest geht da leider nicht.
    Vielen Dank.
    Gruß Roman

  11. Hallo Roman,
    der Export von freigegebenen Postfächern funktioniert ebenfalls per New-MailboxExportRequest. Da gibt es keinen Unterschied zum normalen Postfach.

    Gruß, Frank

  12. Hallo Franky,

    du solltest bei dem Regkey noch folgendes erwähnen. Das ist ein Grund warum ich den Key nicht verteilen werde:

    „The downside of this setting comes here.

    If users have given each other Author permissions on their calendars, meaning that they can delete their own calendar entries – they will now recive this when they try to delete one.

    User receives a: Could not complete the deletion. The items may have been already deleted og moved.“

    Siehe http://www.msftexchange.org/delegatewastebasketstyle-2/

  13. Hallo Zusammen,

    gibt es eine Möglichkeit ein Benutzerpostfach zu einem Freigegebenes Postfach umzuwandeln, mit allen E-Mails und Terminen die darin enthalten sind?

    Gruß Sergei

  14. Klar. Set-Mailbox „Mustermann, Maxx“ -Type Share. Achtung, falls es ein Benutzer war kann er sich nicht mehr anmelden. Der ad Account wird deaktiviert

  15. Ich möchte ein freigegebenes Postfach (Postfach XYZ) nutzen um Räume zu reservieren. Da bei uns eine ganze Gruppe (Benutzer A, B, C und D) zuständig ist für die Raumreservation soll dies Zentral über ein Postfach laufen.
    Allerdings funktioniert das nicht. Im Raum erscheint korrekt der Bucher (Postfach XYZ). Aber im Postfach XYZ ist ersichtlich, dass Benutzer A einen Termin gebucht hat. Dies ist weiterhin auch nicht schlimm… Schlimm ist nur, dass Benutzer B nun den Eintrag von A nicht löschen oder anpassen kann, obwohl er doch die genau gleichen Rechte auf das Postfach XYZ hat. Bzw. er kann den Termin im Postfach XYZ anpassen, aber im Raum wird eine Änderung nur angenommen, wenn Benutzer A dies macht.
    Wie löst ihr das, oder habt ihr mir hier eine Alternative, wie wir das lösen könnten? Es handelt sich um etwa 50 Räume. Der Vorteil von Postfach XYZ besteht darin, dass auf einen Blick ersichtlich ist, welche Räume bereits gebucht sind und, falls eine Veranstaltung mehrere Räume braucht, dies auch gleich Zentral ersichtlich ist.

  16. Hallo Zusammen

    Ist es möglich die Kontakte eines Freigegebenen Postfaches in meinem Adressbuch anzuzeigen?
    Also ich meine auf die Kontakte kann ich zugreifen. Ich möchte aber wenn eine neue E-Mail erstellt wird, auf An… und dann die Kontakte meines freigegebenen Postfachs zur Auswahl haben.

    Gruss
    Kevin

  17. Wenn man die Shared Mailbox nicht via Automapping einbindet sondern als 2.Konto (unter Verwendung seines eigenen Nutzernamens und Passwort) hat das einige Vorteile:

    Die Absendeadresse und die Signatur ändert sich automatisch und muss nicht über Buttons verändert werden, wenn man eine neue Mail schreibt.
    Es sind eigene Abwesenheitsnotizen und Mailregeln möglich und das Adressbuch wird auch vom eigenen Account angezeigt.
    Der einzige Nachteil, der mir einfällt ist, das man selbst tätig werden muss. Gibt es noch welche?

    Viele Grüße
    Katrin

  18. @Katrin:
    Diese Vorteile haben wir auch für uns entdeckt, sodass wir die freigegebenen Postfächer eigentlich eher separat am Client einrichten, als dies via Automapping zu machen. Wir haben jedoch mit den Postfächern häufiger das Problem, dass über diese nicht ordentlich gesucht werden kann. Mal funktioniert die Suche einwandfrei, mal zeigt sie keine oder nicht erwartete Ergebnisse. Hat hier jemand noch einen Tipp?
    Vielleicht liegt es auch daran, dass wir einen Mischbetrieb aus beidem haben: Zum einen ist das Postfach den Benutzern zugeordnet, zum anderen richten wir es bei der Installation am Client als separates Postfach ein. Beim ersten Start von Outlook „verhaspelt“ sich dieses dann auch erstmal schnell und zeigt das freigegebene Postfach (info@…) zweimal an… Gibt es hier ein „best-practice“ oder ggf. noch Einstellmöglichkeiten, um die freigegebenen Postfächer in den Suchindex mit aufzunehmen?!

    Liebe Grüße
    Marc Debus

  19. Wir haben uns aufgrund einiger Komplikationen (z.B. hängende Mails im Postausgang und die beschriebenen Themen mit Antworten im persönlichen Postfach) vor einigen Jahren dazu entschlossen, freigegebene Postfächer ausschließlich per Extra-Konto einzubinden. Deshalb schalten wir auch immer eine Gruppe dazwischen, um das Automapping zu unterbinden.

    Nebenbei hat man dann auch einen direkten Überblick am Benutzer, auf welche Postfächer dieser Zugriff hat – das bekommt man ja sonst nur mit Riesen-Aufwand heraus. Bzw. man kann gruppenspezifische Postfächer automatisch berechtigen. Die Einrichtung des Extra-Postfachs ist eigentlich nicht so schwer, da kommen die Benutzer mit einer Anleitung sogar selbst klar.

    Nur das fehlende ActiveSync nervt, so dass wir hier und da den User aktivieren und ein Passwort vergeben. Sehr unschön, aber aktuell nicht zu ändern.

  20. @Marc:
    Wir sind vor kurzem auch über die Problematik gestolpert, dass Shared Mailboxen, die als 2.Konto eingebunden sind, nicht für die Suche indiziert werden.
    Entweder schaltet man den Cache-Modus bei diesem Konto aus oder man stellt die Such-Option auf „Allen Postfächern“, nur so gelingt es Suchergebnisse zu erhalten.

    Viele Grüße
    Katrin

  21. Moin zusammen, wie viele shared mailboxen gehen denn überhaupt einzubinden in ein Postfach? Wir haben eine Kundenanforderung, wo die Geschäftsleitung alle Eingänge aller Mitarbeiter sehen möchte, das sind rund 90 Postfächer….Terminal Server Umgebung auf Basis 2016 und Office 365.

    In der alten Umgebung mit einem lokalen Linux Mailserver und Thunderbird als Mailclient (IMAP) wurde das so jahrelang praktiziert und so möchten sie es wieder haben ;-(

  22. @Peter: Die Shared Mailboxes werden nicht in ein Postfach eingebunden, sondern in den Client.

    Outlook bekommt da so ab 8-10 seine Probleme.
    In Eurem Fall würde ich eine Transportregel empfehlen, die automatisch eine Kopie in ein spezielles Postfach schickt, welches die GL dann einsehen kann. Oder man gewährt entsprechenden Zugriff auf das E-Mail-Archiv.

  23. @Peter: Vorsicht bei Überwachen der Mitarbeiter!
    Als Archiv-Lösung ist MailStore recht praktikabel. Da kann man gut Berechtigung für Chef-Kontrollen einrichten.

  24. @Timo,

    Transportregel ist eine gute Idee; allerdings würden dann ja alle Mails in ein einziges Postfach laufen, das ist bei 90 Mitarbeitern nicht praktikabel.

    Kann man auch in seinem persönklichen Postfach mit Unterordnern arbeiten und dort per Transportregel direkt reinkopieren lassen?

  25. @Nathan

    Danke, Mailstore haben wir auch im Einsatz dort. Ist zum Nachgucken ok, aber für die tägliche Arbeit mit E-Mails zu umständlich.

  26. Hallo zusammen und vielen Dank für die tolle WebSite.

    ich such eine Lösung für folgendes Szenario und habe noch nichts gefunden, vielleicht weiß ja hier jemand etwas dazu:

    Ich habe in einer Exchange 2016-Umgebung diverse Freigegebene Postfächer für die Sekretariate verschiedener Vorgesetzter. Die Sekretärinnen und die Vorgesetzten haben jeweils Vollzugriff drauf – beim Versand über diese Postfächer wird die Adresse nach dem Muster „Sekretariat.vorgesetzter@domäne.de“ verwendet. Soweit alles ok, aber die Vorgesetzten möchten ungern ihr eigenes und das Sekretariats-Postfach überwachen müssen.
    Daher sollte in den mails, die über das „Sekretariat.vorgesetzter@domäne.de“-Postfach versendet werden eine feste „Reply-to“-Adresse „vorgesetzter@domäne.de“ hinterlegt werden.

    Bisher habe ich noch keine Lösung mit Bordmitteln gesehen, geht das und wenn ja wie ?

    Vilen Dank im Voraus und viele Grüsse

  27. Hallo Albert,
    bei mir sind ähnliche Szenarios umzusetzen. Ich nutze daher das Tool codetwo for exchange. Mit diesem Tool kannst Du Mailadressen eingehender und ausgehender Mails sehr leicht verändern.

  28. Danke für den Tip Andreas,
    ich dachte da bei Exchange so vieles geht, könnte man das auch mit Bordmitteln lösen, aber scheinbar gibt es da nichts nutzbares; CodeTwo kannte ich von einem anderen Kunden mit einem anderen Problem.
    Habe den Austausch der Absender-Adressen jetzt mal mit der Testversion von CodeTwo Exchange Rules Pro ( https://www.codetwo.de/exchange-rules-pro/ ) umgesetzt und im Testlauf. Sieht bisher gut und problemlos aus.

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