Exchange 2016: Freigegebene Postfächer (Shared Mailbox)

Freigegebene Postfächer werden häufig eingesetzt, wenn mehrere Personen Zugriff auf ein Postfach haben sollen, um zum Beispiel im Team zusammenzuarbeiten.

Es gibt aber ein paar Dinge zu beachten, daher beschreibt dieser Artikel die Einrichtung und die Funktionsweise.

Das folgende Beispiel zeigt die Einrichtung eines freigegebenen Postfachs:

Freigegebene Postfächer

Die Postfächer die unter “Benutzer (blauer Kasten)” angegeben werden, erhalten Vollzugriff auf das freigegebene Postfach. Dies lässt sich mit folgendem Befehl prüfen:

Get-MailboxPermission team | where {$_.AccessRights -contains "FullAccess"}

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Für das freigegebene Postfach wird automatisch ein Benutzer im Active Directory angelegt. Das Benutzerkonto ist standardmäßig deaktiviert:

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Damit die Benutzer auf das freigegebene Postfach zugreifen können, wird es per Autodiscover in Outlook eingebunden. Damit ein zusätzliches Postfach per Autodiscover verteilt wird, wird das Active Directory Attribut “msExchDelegateListLink” mit dem Distinguished Name (DN) des Benutzers gefüllt, der auf das freigegebene Postfach zugreift:

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Hier noch einmal im Detail, der DN von Benutzer Frank wird in das Attribut “msExchDelegateListLink” des freigegebenen Postfachs “Team” eingetragen:

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Outlook prüft zyklisch ob es neue Autodiscover Informationen gibt. Nach kurzer Zeit wird Outlook das freigegebene Postfach als zusätzliches Postfach einbinden, da es die nötigen Informationen per Autodiscover erhält:

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Da der entsprechende Benutzer Vollzugriff auf das freigegebene Postfach hat, kann er nun beliebige Aktionen in dem Postfach ausführen:

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Hier gibt es allerdings ein paar Dinge zu beachten:

Löscht ein Benutzer Mails aus dem freigegebenen Postfach, werden in der Standard Einstellung die Mails in den “Gelöschte Elemente” Ordner des Benutzers verschoben, somit lassen sich Mails durch andere Benutzer des freigegebenen Postfachs nicht wiederherstellen.

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Dieses Verhalten lässt sich allerdings ändern. Damit gelöschte Elemente aus dem freigegebenen Postfach auch im Gelöschte Elemente Ordner des freigegebenen Postfachs landen, muss ein Registry Schlüssel für Outlook gesetzt werden:

Windows Registry Editor Version 5.00

[HKEY_CURRENT_USER\SOFTWARE\Microsoft\Office\16.0\Outlook\Options\General]
"DelegateWastebasketStyle"=dword:00000004

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Der Schlüssel General und das DWORD DelegateWastebasketStyle müssen angelegt werden. Leider verursacht dies meist Probleme: Meldet sich der Benutzer an einem anderen Rechner an und besitzt kein Roaming Profil, wirkt diese Einstellung nicht. Daher sollte diese Einstellung am besten via Gruppenrichtlinie gesetzt werden:

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Bei Rechnern außerhalb des Active Directory muss man sich hier eine geeignete Verteilungsmethode überlegen. Nachdem die Einstellung vorgenommen wurde, landen gelöschte Mails im dafür vorgesehenen Ordner:

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Ebenfalls erhalten Benutzer “Senden-Als” Rechte für das freigegebene Postfach:

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Auch hier gibt es einen ähnlichen Stolperstein wie mit den gelöschten Elementen. Mails die im Namen oder im Auftrag des freigegebenen Postfachs gesendet werden, laden nur im “Gesendete Elemente” Order des Benutzers der die Mail geschrieben hat, nicht aber im Gesendete Elemente Order des freigegebenen Postfachs. Allerdings lässt sich dieses Verhalten aber mit weniger Aufwand ändern:

Set-Mailbox Team -MessageCopyForSentAsEnabled $true -MessageCopyForSendOnBehalfEnabled $true

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Somit landen Mails im Namen und im Auftrag des freigegebenen Postfachs auch im Gesendete Elemente Ordner des freigegebenen Postfachs. Wie der Name der Parameter aber schon vermuten lässt werden diese Elemente sowohl im Gesendete Elemente Ordner des freigegebenen Postfachs, als auch im Benutzerpostfach angezeigt (Kopie).

10 Gedanken zu “Exchange 2016: Freigegebene Postfächer (Shared Mailbox)

  1. Erwähnenswert ist sicherlich auch, dass Senden im Auftrag nur durch die EAS mit Set-Mailbox -GrantSendOnBehalfTo gesetzt werden kann.

  2. Noch ein Gedanke. Meine User wünschen, dass beim Antworten oder Weiterleiten einer Mail aus dem freigegebenen Postfach nur ihre Absenderadresse auftaucht, da das Postfach eigentlich nur zum Empfang vorgesehen ist. Das geht zwar über das Ändern der Von-Adresse, ist aber recht mühsam bei jeder Mail. Gibt’s da einen Trick?

  3. Man kann noch erwähnen, dass der Eintrag per Autodiscover nicht automatisch verteilt wird, sobald man den Benutzer nicht selber sondern einer Gruppe Vollzugriff bewährt, in der der Benutzer ist.

  4. können eigentlich hidden shared mailboxen per automapping hinzugefügt werden, oder gibt es hier Probleme?

  5. @Ulrich: ich habe für öffentliche Ordner ein Outlook-Makro von Frank Carius angepasst:
    https://www.msxfaq.de/exchange/admin/sendas.htm#sendas_und_formulare

    Zum Reply hat dies funktioniert (Du kannst es sicher so anpassen, dass der Benutzer als Absender gesetzt wird):
    Sub ReplyAsReceipt()
    ‚ antwortet auf Mail mit vormaligem Empfänger als Absender
    Dim objitem As MailItem
    Dim MailFromReceipt As String
    Set objitem = Application.ActiveExplorer.Selection(1)
    MailFromReceipt = objitem.To
    Set objitem = Application.ActiveExplorer.Selection(1).Reply
    objitem.SentOnBehalfOfName = MailFromReceipt
    objitem.Display
    End Sub

  6. Ich habe aber auch eine Frage:
    Das freigegeben Postfach könnte auch eine Alternative zu öffentlichen Ordner Kalender und Kontakten sein.
    Wie funktioniert die Anbindung an OWA oder ActiveSync (iOS) ?
    Danke und Gruß
    Nathan

  7. Hi,
    Shared Mailboxes können nicht via ActiveSync angesprochen werden… Es geht über Umwege, aber das will man lieber nicht umsetzen. In OWA werden die Shared Mailboxes wie auch in Outlook als zusätzliches Postfach angezeigt.
    Gruß, Frank

  8. Hallo Frank,

    unter Windows10 Pro mit Office2016 setzt man die Registry Einträge unter dem Pfad:
    HKEY_CURRENT_USER\SOFTWARE\Microsoft\Office\16.0\Outlook\Preference.
    Wenn man die DWORD 32bit Werte:
    DelegateWastebasketStyle mit Wert 4 und
    DelegateSentItemsStyle mit dem Wert 1 setzt dann bleiben die gesendeten und gelöschten Mails im freigegebenen Postfach.
    In der Management Shell habe ich für das Postfach folgenden Befehl ausgeführt ohne die copy Komponente:
    Set-Mailbox Team -MessageCopyForSendOnBehalfEnabled $true

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