Exchange 2016 CU6: Gesendete Elemente bei freigegebenen Postfächern

Mit dem CU6 für Exchange 2016 bringt Microsoft eine Funktion zurück, die schon etwas schmerzlich vermisst wurde. Konkret geht es um das Verhalten von Gesendeten Mails bei freigegebenen Postfächern oder Stellvertreter Postfächern.

Nehmen wir mal an, die Benutzer Frank und Hans greifen auf ein freigegebenes Postfach mit dem Namen Info zu:

Gesendete Elemente CU6

Hans und Frank haben in diesem Beispiel Vollzugriff und Senden-Als Rechte für das Postfach Info.

Vor CU6 gab es nun folgendes Verhalten, Benutzer Frank verschickt eine Mail in Namen von Info (Senden-Als oder Senden im Auftrag von spielt keine Rolle), die versendete Mail landet folglich im Ordner “Gesendete Elemente”. Allerdings landet die Mail nur bei Benutzer Frank im Ordner “Gesendete Elemente” nicht im Postfach Info. Der Benutzer Hans, welcher ja ebenfalls Zugriff auf Info hat, hat so kaum eine Möglichkeit nachzuvollziehen, ob, wann und was Frank auf eine Mail geantwortet hat:

Gesendete Elemente CU6

Frank verschickt die Mail im Namen von Info, die Mail landet nur im Postfach von Frank im Ordner “Gesendete Elemente”, im Postfach Info wird keine Mail im Ordner “Gesendete Elemente” angezeigt, Hans bleibt also außen vor und weiß von nichts.

Mit dem CU6 wurde nun das Feature “MessageCopyForSentAsEnabled” und “MessageCopyForSendOnBehalfEnabled” wieder eingeführt. “Wieder eingeführt” weil es schon mal gegeben hat, aber bisher nicht in Exchange 2016 enthalten war.

Wenn nun das Feature für das Info Postfach eingeschaltet wird, passiert folgendes:

Benutzer Frank verschickt wieder eine Mail im Namen von Info. Die Mail wird im Ordner “Gesendete Elemente” von Frank abgespeichert, zusätzlich wird eine Kopie der Mail im Ordner “Gesendete Elemente” im Info Postfach gespeichert:

Gesendete Elemente CU6

Somit kann Hans nun nachvollziehen, dass Benutzer Frank auf eine Mail geantwortet oder eine neue Mail geschrieben hat.

Das neue alte Feature lässt sich mit den folgenden Befehlen für ein freigegebenes Postfach aktivieren:

set-mailbox Info -MessageCopyForSendOnBehalfEnabled:$true -MessageCopyForSentAsEnabled:$true

Hier wird zwischen “Senden-Als” (MessageCopyForSentAsEnabled) und “Senden im Auftrag von “MessageCopyForSendOnBehalfEnabled” unterschieden. Das Verhalten lässt sich also für beide Varianten steuern.

Das Abschalten funktioniert mit folgenden Befehlen:

set-mailbox Info -MessageCopyForSendOnBehalfEnabled:$false -MessageCopyForSentAsEnabled:$false

Leider lässt sich nach wie vor nicht zentral steuern, was mit gelöschten Elementen passieren soll. Wenn Benutzer Frank eine Mail im Postfach Info löscht, wird die Mail in den Ordner “Gelöschte Elemente” in Franks Postfach verschoben. Hans bleibt mal wieder außen vor, wenn er nach gelöschten Mails sucht. Für “Gelöschte Elemente” lässt sich das Verhalten nach wie vor nur per Registry Key oder Gruppenrichtlinie anpassen (Hier beschrieben)

30 Gedanken zu „Exchange 2016 CU6: Gesendete Elemente bei freigegebenen Postfächern“

  1. Hallo zusammen,

    danke für die Infos, aktuell habe ich aber das Problem das die Einstellungen dann nicht ziehen, wenn ich das E-Mail aus Excel oder Word heraus an Outlook übergebe. Der User kann zwar dann auch die Shared Mailbox anwählen, aber dann landen die gesendeten wieder bei ihm, im namentlichen Postfach. Wenn ich die Exceltabelle an eine im Outlook direkte neu erstellte E-Mail anhänge, geht es. Es muss etwas damit zu tun haben, wenn Excel oder ein anderes Programm die Schnittstelle zum E-Mail-Programm öffnet.
    Hat hier jemand eine Idee?
    Liebe Grüße und Danke Marco

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  2. Hallo zusammen,

    Bei mir klappt es so wie im Beispiel oben:
    Benutzer Frank verschickt wieder eine Mail im Namen von Info.
    Die Mail wird im Ordner “Gesendete Elemente” von Frank abgespeichert, zusätzlich wird eine Kopie der Mail im Ordner “Gesendete Elemente” im Info Postfach gespeichert

    Allerdings schreibe ich beim erstellen der 1. Email (Postfach von Frank) noch zur internen Kennzeichnung „Preisliste in die KATEGORIEN.
    Dies fehlt aber leider beim Info Postfach.

    Hat da jemand einen Tipp für mich
    Danke

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  3. Wenn ein Benutzer aus einer Shared Mailbox eine Mail versendet dann ist diese Mail unter Send Items in der Shared Mailbox ersichtlich (wurde durch den Admin so eingerichtet und funktioniert auch). Nun zu meiner Frage: zusätzlich ist diese gesendete Mail aber auch in der persönlichen Usermailbox unter Sent Items ersichtlich. Lässt sich dies ausschalten? Der Wunsch ist es, dass wenn ein User eine Mail aus einer Shared Mailbox sendet, diese dann auch nur unter Sent Item in der Shared Mailbox angezeigt wird und nicht auch noch unter Sent Items der persönlichen User Mailbox.

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  4. Hallo zusammen,
    und danke für die Tipps, ich habe es in Exchange 365 angewendet.

    Nun noch eine Frage dazu, kann man auch das Speichern im „Postfach / gesendete Objekte“, des „Vertreters / Senders“ verhindern?

    Beste Grüße

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  5. Wir hatten die ganze Zeit Exchange 2016 und ich hab hatte nur Probleme mit dem MessageCopy. Mal gings mal nicht. Jetzt sind wir auf 2019 und anscheinend greifen die jetzt überhaupt nicht mehr. Die Parameter kann ich zwar auf True setzten aber zumindest bei normalen Postfächern interessiert das Exchange nicht die Bohne. Ich muss jetzt auf die Suche nach einer alternativen gehen, da wir da einen Workflow dran hängen haben der eingehende und ausgehende Mails von bestimmten Postfächern, die mehrere Leute eingehängt haben, verarbeitet.
    Über den Reg Key hab ich gelesen, bringt mir aber nichts wenn jemand die Mail dann von seinem Handy oder Tablet schreibt. Hat vielleicht sonst noch jemand eine Idee?

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  6. Danke für diesen Tipp…haben Ende letzten Jahres einen Exchange 2010 Server auf 2016 migriert und die zuvor im OWA des gemeinsam genutzten Postfaches getätigte Einstellung, die gesendeten Elemente in der Shared Mailbox zu speichern, ging hierbei verloren.

    Mit den beiden Powershell-Befehlen war das Problem schnell gelöst!

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  7. Ich habe einen Exchange 2016 CU11. Es funktioniert alles einwandfrei bis auf das freigegebene Postfach: Ich füge User über das GUI beim „Vollzugriff“ und beim „Senden als“ ein. Trotzdem erhalten die User, wenn sie im Namen des freigegebenen Postfachs senden wollen eine Fehlermeldung, dass sie keine Berechtigungen besitzen. Hat jemand noch eine Idee woran dies liegen kann? Ich habe auch darauf geachtet, dass ich in einer neuen E-Mail auf das VON Feld klicke und das freigegebene Postfach auf der Adressliste auswähle, statt die Adresse „von Hand“ einzugebenen. Seltsam ist aber, dass es bei einigen Usern funktioniert. Bin langsam am verzweifeln…

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    • Hi Sascha, wir haben das gleich Problem am „Exchange 2016 CU11“. Wenn man zum heutigen Updatestand ein freigegebenes Postfach anpasst/ändert, werden Mails nicht mehr „von“, sondern „als Auftrag“ versendet. Zusätzlich kommt eine Fehlermeldung der „fehlenden Berechtigung“. Aus dem Owa funktioniert es einwandfrei, teilweise auch der Outlook „Online“ Modus. Es ist einfach nur noch belastet was uns Microsoft an Patches zur Verfügung stellt, man ist nur noch auf Fehlersuche und das Stundenlang … – da man ja den Fehler bei sich selbst sucht – deshalb vielen Dank für deine Nachricht. VG

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      • Update: Wir haben heute Nacht drei Änderungen vorgenommen. 1. Das Security-Update vom 08.01.19 installiert, die Berechtigung des freigegebenen Postfaches (Vollzugriff und Senden als) via PowerShell gelöscht wieder neu gesetzt. Weiterhin war das Postfach in den Kontakten „als nicht sichtbar“ markiert, dies haben wir temporär und absurderweise hoffnungsvoll auf wieder „sichtbar gesetzt“. Ergebnis okay, die User können wieder „VON“ senden … VG

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  8. Zusätzlich ein Riesenproblem: BCC Informationen werden bei diesem Verfahren „vernichtet“. Diese sind nicht mehr sichtbar für die anderen Mitarbeiter. Das ist bei uns ein richtiges Problem. Ist aber laut MS by Design, weil jemand eine RFC nicht richtig interpretiert…

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  9. Hallo Frank!
    Migriert von EX2010 zu EX2016.
    In EX2010 war es nach entspr. Konfiguration so, dass gesendete Objekte NUR in der Shared Mailbox abgelegt wurden und nicht im Postfach des Nutzers. In EX2016 gibt es nun jede gesendete E-Mail 2x, einmal im Benutzer-Postfach und einmal in der Shared Mailbox.
    Gibt es unter EX2016 die Möglichkeit, gesendete Objekte wieder nur in der Shared Mailbox abzulegen?

    Danke & Gruß

    TJ

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    • hat hierzu jemand schon eine Lösung gefunden?

      Bei manchen Postfächern ist es bei uns problematisch wenn die Mails auch in den eigenen gesendeten Elementen landen

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  10. Hallo Frank

    Kann dieser Befehl auch für normale Postfächer genutzt werden? Oder gibt es ein anderen Befehl dazu? Wenn ich den Befehl
    get-mailbox -resultsize unlimited | set-mailbox -MessageCopyForSendOnBehalfEnabled:$true -MessageCopyForSentAsEnabled:$true

    erhalte ich folgende Fehlermeldung
    „MessageCopyForSentAsEnabled“ kann nur für freigegebene Postfächer festgelegt werden.

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  11. Hi Franky, wie wäre hier der Befehl für alle Benutzer?:
    set-mailbox Info -MessageCopyForSendOnBehalfEnabled:$true -MessageCopyForSentAsEnabled:$true

    Danke

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    • Hi Basti,
      der Befehl für alle Benutzer:
      get-mailbox -resultsize unlimited | set-mailbox -MessageCopyForSendOnBehalfEnabled:$true -MessageCopyForSentAsEnabled:$true

      Gruß, Frank

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  12. Ich hatte die Anforderung mal bei einem Arbeitgeber, wo der Chef keinen PC hatte und alles über 3 Sekretärinnen lief. Das war eine Arbeit das mittels Outlook Regeln ans Laufen zu bekommen. Ich musste die Initialien der Mitarbeiterinnen in die Signatur einbinden, damit die Outlookregeln einen Wert hatten, an dem sie sich orientieren konnten.

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  13. Hallo Frank,

    danke für deinen Tipp, das Feature gab es auch schon in Exchange 2016 CU3, denn ich habe hier sehr lange suchen müssen als Exchange Neuling :-)

    Get-Mailbox SharedMailbox | Format-List MessageCopyForSentAsEnabled, MessageCopyForSendOnBehalfEnabled

    2013: Get-Mailbox SharedMailbox | Set-MailboxSentItemsConfiguration -SendAsItemsCopiedTo SenderAndFrom -SendOnBehalfOfItemsCopiedTo SenderAndFrom
    2016/Office 365: Get-Mailbox SharedMailbox | Set-Mailbox -MessageCopyForSentAsEnabled $true -MessageCopyForSendOnBehalfEnabled $true

    Sollte der jeweilige Benutzer noch Mails aus der SharedMailbox löschen, dann muss hier noch lokal bei jedem Benutzer ein Regkey gesetzt werden.

    # Wert 4 = Shared Mailbox
    # Wert 8 = Eigene Postfach

    [HKEY_CURRENT_USER\SOFTWARE\Microsoft\Office\16.0\Outlook\Options\General]
    „DelegateWastebasketStyle“=dword:00000004

    Gruß Helmut

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  14. Hallo,

    vielleicht hab ich ja was komplett falsch verstanden. Aber dieses Feature konnte man auch schon vor CU6 aktivieren. Wir nutzen es seit der Bereitstellung von Exchange 2016 CU1.

    Beste Grüße

    Martin

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  15. Btw, das ist bei MS schon ein erschreckend schwaches Bild, bestehende Funktionen ( eingeführt mit 2010 SP2/3 (?) ) in kommenden Versionen nicht mehr oder dann später erst nachzurüsten.
    Kapiert man bei MS nicht, daß daran u.U. Prozesse hängen die dann nicht mehr gehen ?

    Kopfschüttelnde Grüße
    Volker

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    • Guten Morgen Rolf,
      bei EX2010 kannst Du es in den OWA Einstellungen vornehmen :-).
      Optionen – Einstellungen – Gesendete Elemente.

      Grüße
      Torsten

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  16. Hallo Frank,

    genial, erst heute Morgen habe ich genau nach der Einstellung gesucht für meinen Exchange 2013 Server und nicht gefunden, du hast bestimmt auch einen Link bzw. Information für die Version oder?

    Ich muss gerade mehr als schmunzeln, wo ich Deine Mail in meinem Eingang heute Abend hatte.
    Einfach genial.

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