Exchange 2016 CU6: Gesendete Elemente bei freigegebenen Postfächern

Mit dem CU6 für Exchange 2016 bringt Microsoft eine Funktion zurück, die schon etwas schmerzlich vermisst wurde. Konkret geht es um das Verhalten von Gesendeten Mails bei freigegebenen Postfächern oder Stellvertreter Postfächern.

Nehmen wir mal an, die Benutzer Frank und Hans greifen auf ein freigegebenes Postfach mit dem Namen Info zu:

Gesendete Elemente CU6

Hans und Frank haben in diesem Beispiel Vollzugriff und Senden-Als Rechte für das Postfach Info.

Vor CU6 gab es nun folgendes Verhalten, Benutzer Frank verschickt eine Mail in Namen von Info (Senden-Als oder Senden im Auftrag von spielt keine Rolle), die versendete Mail landet folglich im Ordner “Gesendete Elemente”. Allerdings landet die Mail nur bei Benutzer Frank im Ordner “Gesendete Elemente” nicht im Postfach Info. Der Benutzer Hans, welcher ja ebenfalls Zugriff auf Info hat, hat so kaum eine Möglichkeit nachzuvollziehen, ob, wann und was Frank auf eine Mail geantwortet hat:

Gesendete Elemente CU6

Frank verschickt die Mail im Namen von Info, die Mail landet nur im Postfach von Frank im Ordner “Gesendete Elemente”, im Postfach Info wird keine Mail im Ordner “Gesendete Elemente” angezeigt, Hans bleibt also außen vor und weiß von nichts.

Mit dem CU6 wurde nun das Feature “MessageCopyForSentAsEnabled” und “MessageCopyForSendOnBehalfEnabled” wieder eingeführt. “Wieder eingeführt” weil es schon mal gegeben hat, aber bisher nicht in Exchange 2016 enthalten war.

Wenn nun das Feature für das Info Postfach eingeschaltet wird, passiert folgendes:

Benutzer Frank verschickt wieder eine Mail im Namen von Info. Die Mail wird im Ordner “Gesendete Elemente” von Frank abgespeichert, zusätzlich wird eine Kopie der Mail im Ordner “Gesendete Elemente” im Info Postfach gespeichert:

Gesendete Elemente CU6

Somit kann Hans nun nachvollziehen, dass Benutzer Frank auf eine Mail geantwortet oder eine neue Mail geschrieben hat.

Das neue alte Feature lässt sich mit den folgenden Befehlen für ein freigegebenes Postfach aktivieren:

set-mailbox Info -MessageCopyForSendOnBehalfEnabled:$true -MessageCopyForSentAsEnabled:$true

Hier wird zwischen “Senden-Als” (MessageCopyForSentAsEnabled) und “Senden im Auftrag von “MessageCopyForSendOnBehalfEnabled” unterschieden. Das Verhalten lässt sich also für beide Varianten steuern.

Das Abschalten funktioniert mit folgenden Befehlen:

set-mailbox Info -MessageCopyForSendOnBehalfEnabled:$false -MessageCopyForSentAsEnabled:$false

Leider lässt sich nach wie vor nicht zentral steuern, was mit gelöschten Elementen passieren soll. Wenn Benutzer Frank eine Mail im Postfach Info löscht, wird die Mail in den Ordner “Gelöschte Elemente” in Franks Postfach verschoben. Hans bleibt mal wieder außen vor, wenn er nach gelöschten Mails sucht. Für “Gelöschte Elemente” lässt sich das Verhalten nach wie vor nur per Registry Key oder Gruppenrichtlinie anpassen (Hier beschrieben)

13 Replies to “Exchange 2016 CU6: Gesendete Elemente bei freigegebenen Postfächern”

  1. Hallo Frank,

    genial, erst heute Morgen habe ich genau nach der Einstellung gesucht für meinen Exchange 2013 Server und nicht gefunden, du hast bestimmt auch einen Link bzw. Information für die Version oder?

    Ich muss gerade mehr als schmunzeln, wo ich Deine Mail in meinem Eingang heute Abend hatte.
    Einfach genial.

  2. Guten Morgen Frank,

    herzlichen Dank für die tolle Info. Gab es die auch bei Ex2010?

    Viele Grüße

    Rolf

  3. Guten Morgen Rolf,
    bei EX2010 kannst Du es in den OWA Einstellungen vornehmen :-).
    Optionen – Einstellungen – Gesendete Elemente.

    Grüße
    Torsten

  4. Btw, das ist bei MS schon ein erschreckend schwaches Bild, bestehende Funktionen ( eingeführt mit 2010 SP2/3 (?) ) in kommenden Versionen nicht mehr oder dann später erst nachzurüsten.
    Kapiert man bei MS nicht, daß daran u.U. Prozesse hängen die dann nicht mehr gehen ?

    Kopfschüttelnde Grüße
    Volker

  5. Hallo,

    vielleicht hab ich ja was komplett falsch verstanden. Aber dieses Feature konnte man auch schon vor CU6 aktivieren. Wir nutzen es seit der Bereitstellung von Exchange 2016 CU1.

    Beste Grüße

    Martin

  6. Hallo Frank,

    danke für deinen Tipp, das Feature gab es auch schon in Exchange 2016 CU3, denn ich habe hier sehr lange suchen müssen als Exchange Neuling :-)

    Get-Mailbox SharedMailbox | Format-List MessageCopyForSentAsEnabled, MessageCopyForSendOnBehalfEnabled

    2013: Get-Mailbox SharedMailbox | Set-MailboxSentItemsConfiguration -SendAsItemsCopiedTo SenderAndFrom -SendOnBehalfOfItemsCopiedTo SenderAndFrom
    2016/Office 365: Get-Mailbox SharedMailbox | Set-Mailbox -MessageCopyForSentAsEnabled $true -MessageCopyForSendOnBehalfEnabled $true

    Sollte der jeweilige Benutzer noch Mails aus der SharedMailbox löschen, dann muss hier noch lokal bei jedem Benutzer ein Regkey gesetzt werden.

    # Wert 4 = Shared Mailbox
    # Wert 8 = Eigene Postfach

    [HKEY_CURRENT_USER\SOFTWARE\Microsoft\Office\16.0\Outlook\Options\General]
    „DelegateWastebasketStyle“=dword:00000004

    Gruß Helmut

  7. Ich hatte die Anforderung mal bei einem Arbeitgeber, wo der Chef keinen PC hatte und alles über 3 Sekretärinnen lief. Das war eine Arbeit das mittels Outlook Regeln ans Laufen zu bekommen. Ich musste die Initialien der Mitarbeiterinnen in die Signatur einbinden, damit die Outlookregeln einen Wert hatten, an dem sie sich orientieren konnten.

  8. Hi Franky, wie wäre hier der Befehl für alle Benutzer?:
    set-mailbox Info -MessageCopyForSendOnBehalfEnabled:$true -MessageCopyForSentAsEnabled:$true

    Danke

  9. Hi Basti,
    der Befehl für alle Benutzer:
    get-mailbox -resultsize unlimited | set-mailbox -MessageCopyForSendOnBehalfEnabled:$true -MessageCopyForSentAsEnabled:$true

    Gruß, Frank

  10. Hallo Frank

    Kann dieser Befehl auch für normale Postfächer genutzt werden? Oder gibt es ein anderen Befehl dazu? Wenn ich den Befehl
    get-mailbox -resultsize unlimited | set-mailbox -MessageCopyForSendOnBehalfEnabled:$true -MessageCopyForSentAsEnabled:$true

    erhalte ich folgende Fehlermeldung
    „MessageCopyForSentAsEnabled“ kann nur für freigegebene Postfächer festgelegt werden.

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