Exchange Abwesenheitsbenachrichtigungen zentral verwalten

Die Abwesenheitsbenachrichtigungen verwalten die meisten Benutzer selbst via Outlook. Vor einer geplanten Abwesenheit, wie etwa Urlaub, stellt der Benutzer seine gewünschte Nachricht ein und legt ggf. noch einen Stellvertreter fest. Zusätzlich soll auch meist das Helpdesk oder der Vorgesetzte eines Benutzers eine Abwesenheitsnotiz für Benutzer eintragen dürfen, dies ist meist für eine ungeplante Abwesenheit sinnvoll, etwa im Krankheitsfall.

Wie das Unternehmen die Abwesenheitsbenachrichtigungen umsetzt, ist meist ganz verschieden. Manche setzen auf PowerShell Scripte, manche nutzen einen Identity Manager mit Genehmigungsprozessen. Es gibt da diverse Wege, wie man ans Ziel kommen kann.

Einer dieser Wege ist das kostenlose Tool “Out of Office Manager” von CodeTwo. Der Out of Office Manager eignet sich dabei für kleinere Unternehmen oder für das Helpdesk besonders gut.

Da ich nun schon einige Anfragen bezüglich Scripten und Ähnlichem hatte, möchte ich das Tool kurz vorstellen. Die Nutzung ist wie bereits erwähnt kostenlos und die Installation ist mit wenigen Klicks erledigt.

Für diesen kleinen Artikel habe ich den “Out of Office Manager” auf einen Client-PC installiert (so wie es meist auch im HelpDesk gemacht wird).

Nach der Installation erfolgt eine kurze Konfiguration der Verbindung zum on-Prem Exchange Server oder zu Office 365:

Exchange Abwesenheitsbenachrichtigungen zentral verwalten

Die Verbindung kann entweder direkt mit Autodiscover oder manuell konfiguriert werden:

Exchange Abwesenheitsbenachrichtigungen zentral verwalten

Für das Erstellen von Abwesenheitsnachrichten ist ein Benutzer mit entsprechenden Rechten erforderlich. Damit hier nicht ein Admin Benutzer angegeben werden muss, kann ein separates Konto mit Impersonationsberechtigung erstellt werden.

Hier gibt es dazu eine entsprechende Anleitung:

Create RBAC-compliant account for CodeTwo Software

Ich habe dazu das Konto “OOOManager” erstellt:

Exchange Abwesenheitsbenachrichtigungen zentral verwalten

Im letzten Schritt kann die Verbindung zu Exchange / Office 365 getestet werden:

Exchange Abwesenheitsbenachrichtigungen zentral verwalten

Nach er Konfiguration können die Abwesenheitsbenachrichtigungen übersichtlich verwaltet werden.

In meinem Fall werden hier auch die Health Postfächer des Exchange Servers angezeigt, da ich für das Konto OOFManager keinen entsprechenden Scope angegeben habe:

Exchange Abwesenheitsbenachrichtigungen zentral verwalten

Durch markieren des entsprechenden Bereichs und der Schaltfläche “Add” kann nun die Abwesenheitsbenachrichtigung erstellt werden. Dabei lassen sich wie hier zu sehen, vorgefertigte oder auch eigene Templates verwenden. Dynamische Daten wie “Start”, “Ende”, “Vor/Nachname”, “Abteilung” und viele weitere Daten lassen sich aus dem Active Directory auslesen und innerhalb des Templates verwenden. Hier mal ein einfaches Template:

Exchange Abwesenheitsbenachrichtigungen zentral verwalten

Mit der Option “Recurrence” können Abwesenheitsnachrichten wiederkehrend eingetragen werden (sinnvoll zum Beispiel bei Teilzeitkräften):

Exchange Abwesenheitsbenachrichtigungen zentral verwalten

Die Vorlagen können mit dem “Template Editor” erstellt werden, dabei lassen sich auch diverse Variablen nutzen:

Exchange Abwesenheitsbenachrichtigungen zentral verwalten

In den Einstellungen lässt sich außerdem festlegen, wie oft eine Benachrichtigung an den Absender geschickt werden soll. In der Standardeinstellung verschickt Exchange eine Benachrichtigung je Absender binnen 24 Stunden. Mit dem Out of Office Manger lassen sich auch andere Intervalle einstellen:

Exchange Abwesenheitsbenachrichtigungen zentral verwalten

Nachdem ein Eintrag gespeichert wurde, wird die Dauer der Abwesenheit übersichtlich dargestellt:

Exchange Abwesenheitsbenachrichtigungen zentral verwalten

Mein persönliches Fazit: Sehr durchdachtes und übersichtliches Tool. Eigene PowerShell Scripte kann man sich hier meist sparen.

7 Kommentare zu “Exchange Abwesenheitsbenachrichtigungen zentral verwalten”

  1. Danke Frank für den Post. Genau das Tool, das fehlt, um z. B. Mitarbeitern der Personalabteilung ein schalten von Abwesenheitsnachrichten z. B. im Krankheitsfall einfach zu ermöglichen.

  2. Hallo zusammen,

    Achtung bei dem Programm.. Das war früher kostenpflichtig jedoch hat es mit neuren Exchange Versionen plötzlich aufgehört verlässlich zu funktionieren. Bei uns wurden z.b. die OOF Meldungen zwar in der CodeTwo GUI angezeigt wenn man diese auf mehreren Usern aktiviert hatte, jedoch angewendet wurde es effektiv nur beim ersten.

    WIr haben dann den support kontaktiert und plötzlich war das Produkt nicht mehr kostenpflichtig und es gab offiziell keinen Support mehr.. Aus meiner Sicht haben die Probleme mit der EWS API bekommen, habs aber nie im Detail rausgefunden. Ist aber schon alles ziemlich strange..

    Also bevor ihr euch mit zuviel Hoffnung drauf stürzt, vorher gut testen. Ist am Ende schwierig den Usern dann zu erklären wieso es plötzlich nicht mehr funktioniert…

    Falls jemand ein alternatives Programm kennt gerne her damit, wir sind immer noch auf der Suche ;)

    Lg
    Simon

  3. Wir verwenden das sehr gute und zuverlässige Produkt von CI-Solution. https://www.ci-solution.com/
    Zu erwähnen wäre auch noch vom gleichen Anbieter MailPolicy. Hier können sogar alle mobilen Geräte in eine zentrale OoO-Konfiguration eingebunden werden. Inkl. Werbetext, etc. Einfach zu bedienen und zu konfigurieren. Kann ich sehr empfehlen.

  4. Danke für den schönen Artikel, aber hat das Tool schon mal jemand in einer Umgebung (OnPrem) mit 3000+ Mailboxen ausprobiert.
    Mehr als ein Loading über mehrere Tage und keine Ansichten der Mailboxen bekomme ich nicht.
    Checkliste alles grün…

    Leider somit für mich nicht nutzbar.

    1. So gehts uns auch – in einer größeren Umgebung wird einfach gar nichts angezeigt. CodeTwo supported das Produkt nicht mehr – daher eigentlich nutzlos.

  5. Ich erhalte immer wieder die Meldung bei Impersonation Rights/Powershell connection:
    Beim Verbinden mit dem Remoteserver „outlook.exchange.local“ ist folgender Fehler aufgetreten: Benutzername oder Kennwort ist falsch […]

    Der Benutzer ist ein Service Nutzer
    Der Benutzer kann sich mit dem Server connecten.
    Der Benutzer hat das ApplicationImpersonation Recht
    Auf dem Clients läuft die EWS 2.2.

Schreibe einen Kommentar

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert.