Exchange 2019: Probleme mit der Suche / Suchindex

Mit Exchange 2019 hat sich ein bisschen was am Suchindex getan, der Suchindex für die Outlook und OWA Suche liegt nun nicht mehr separat zur Postfachdatenbank im Dateisystem, sondern ist als Teil des Postfachs mit in die Datenbank gewandert. Das Zurücksetzen des Suchindexes indem die Dateien des Suchindex im Dateisystem gelöscht werden, funktioniert mit Exchange 2019 also nicht mehr.

In meiner Exchange 2019 Umgebung ist es jetzt allerdings zu einem Problem mit der Suche in Outlook und OWA gekommen, Outlook sowie OWA zeigten nur Suchergebnisse bis zu einem gewissen Datum an. Neuere Mails/Inhalte wurden nicht gefunden. In meinem Fall war das Problem schnell gefunden, einer der beiden Exchange Dienste für die Suche war nicht gestartet und auf hatte noch den Starttyp “Deaktiviert”. Dieses Problem tritt meistens nach der Installation eines CUs auf. In meinem Fall wird es wohl die Installation des CU2 gewesen sein, denn dies passt zeitlich ganz gut zusammen.

Falls es zu Problemen mit der Suche in Outlook kommt, sollten zunächst die Dienste “Microsoft Exchange Search Host Controller” und “Microsoft Exchange-Suche” kontrolliert werden. Beide dienste müssen den Starttyp “Automatisch haben” und müssen logischerweise gestartet sein:

Exchange 2019: Probleme mit der Suche / Suchindex

In meinem Fall hat wie gesagt schon geholfen den Dienst “Microsoft Exchange Search Host Controller” wieder zu aktivieren und zu starten. Nach kurzer Zeit lieferte Outlook wieder aktuelle Suchtreffer. Falls einer der Dienste längere Zeit gestoppt war, braucht der Exchange Server natürlich etwas Zeit, bis der Index wieder auf dem aktuellen Stand ist.

Falls es weiterhin Probleme mit der Sche gibt, kann der folgende Befehl ein paar Daten zum Index der Mailbox liefern:

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Get-MailboxStatistics frank| fl BigFunnel*

Exchange 2019: Probleme mit der Suche / Suchindex

Hier gibt es ein paar interessante Werte, welche möglicherweise auf Probleme hindeuten können. Beispielsweise lassen sich durch die Werte “BigFunnelCorruptedSize” und “BigfunnelCorruptedCount” auf Probleme mit dem Suchindex schließen. Falls es zu Problemen mit dem Suchindex eines Postfachs kommt, kann es helfen das Postfach in eine neue Postfachdatenbank zu verschieben, beschädigte Elemente werden hierbei nicht übertragen und der Index “könnte” wieder funktionieren.

Des weiteren gibt es ein CMDLet mit dem sich die Suche testen lässt:

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Test-ExchangeSearch frank | ft -AutoSize

Exchange 2019: Probleme mit der Suche / Suchindex

Ich habe leider noch nicht herausgefunden, wie sich gezielt der Suchindex für einem Postfach zurücksetzen lässt und somit der Index neu aufgebaut wird. Sobald ich da eine Möglichkeit gefunden habe, werde ich diesen Artikel aktualisieren. Zur Zeit sieht es aber so aus, als gäbe es keine Möglichkeit den Index mittels CMDLet zurückzusetzen (Stand 16.12.2019, Exchange 2019 CU3).

34 Gedanken zu „Exchange 2019: Probleme mit der Suche / Suchindex“

  1. Hallo,

    wir haben ein Ticket bei Microsoft diesbezüglich offen, Microsoft betrachtet unseren Suchfehler mittlerweile als Bug. Einen Termin zur Lösung wurde uns nicht genannt.

    Stefan

    Antworten
  2. Hallo Frank,

    haben seit Wochen das selbe Problem. Nur laufen bei uns die Dienste korrekt (seit Anfang an).
    Es war eine komplette Migration von EX2013 zu EX2019 mit neuen Servern (2019 Core), neuem DAG usw.

    In den BigFunnel Details zeigt es mir knapp 1353 „BigFunnelShouldNotBeIndexedCount“ bei einer betroffenen Mailbox an (ich kann NICHT ausschließen, dass es alle unsere Mailboxen betrifft – knapp 180 User + Shared,…).
    Von Tag zu Tag fällt es mehr Personen auf, dass die Suche NICHT läuft (was sicher auch der Gangfunk in der Kaffeeküche fördert).

    Eine Migration der Mailbox(en) in eine neue Datenbank, hat leider auch nicht geholfen.

    Hier noch die gesamten Funnelwerte, vlt. hast du/ihr noch eine Idee dazu:
    BigFunnelIsEnabled : True
    BigFunnelMaintainRefiners : True
    BigFunnelFilterTableTotalSize : 160 KB (163,840 bytes)
    BigFunnelFilterTableAvailableSize : 64 KB (65,536 bytes)
    BigFunnelPostingListTableTotalSize : 4.987 GB (5,354,225,664 bytes)
    BigFunnelPostingListTableAvailableSize : 6.438 MB (6,750,208 bytes)
    BigFunnelLargePOITableTotalSize : 448 KB (458,752 bytes)
    BigFunnelLargePOITableAvailableSize : 256 KB (262,144 bytes)
    BigFunnelTotalPOISize : 83.16 MB (87,199,132 bytes)
    BigFunnelMessageCount : 13079
    BigFunnelIndexedSize : 2.404 GB (2,581,594,714 bytes)
    BigFunnelPartiallyIndexedSize : 271 MB (284,214,493 bytes)
    BigFunnelNotIndexedSize : Unlimited
    BigFunnelCorruptedSize : 1.247 MB (1,307,347 bytes)
    BigFunnelStaleSize : Unlimited
    BigFunnelShouldNotBeIndexedSize : 26.8 MB (28,102,624 bytes)
    BigFunnelIndexedCount : 12910
    BigFunnelPartiallyIndexedCount : 169
    BigFunnelNotIndexedCount : 0
    BigFunnelCorruptedCount : 3
    BigFunnelStaleCount : 0
    BigFunnelShouldNotBeIndexedCount : 1353
    BigFunnelMailboxCreationVersion : 0

    Antworten
  3. Hallo,

    auch ich habe die Meldung von einem Kunden erhalten das die Suche nicht einwandfrei funktioniert. Laut den Aussagen der Mitarbeiter funktioniert die Suche nur wenn man den Exakten Wortlaut schreibt. Da aber nach Seriennummern in den Öffentlichen Ordnern gesucht werden gestaltet sich das Umständlich. In diesem Beispiel geht es Speziell um einen Kalendereintrag der von zwei Usern gesucht wird User1 findet die Mail nur mit exakten Wortlaut und User2 findet den Eintrag auch mit der Seriennummer alleine. Ich konnte mit einem Testaccount nur das Verhalten von User1 nachstellen.

    auch die Abfrage
    Get-MailboxStatistics Mailbox1| fl BigFunnel* (Migrierter Öffentlicher Ordner)
    ergiebt folgendes Ergebnis:

    BigFunnelIsEnabled : True
    BigFunnelMaintainRefiners : True
    BigFunnelFilterTableTotalSize : 1.281 MB (1,343,488 bytes)
    BigFunnelFilterTableAvailableSize : 160 KB (163,840 bytes)
    BigFunnelPostingListTableTotalSize : 76.5 MB (80,216,064 bytes)
    BigFunnelPostingListTableAvailableSize : 736 KB (753,664 bytes)
    BigFunnelLargePOITableTotalSize : 1.188 MB (1,245,184 bytes)
    BigFunnelLargePOITableAvailableSize : 704 KB (720,896 bytes)
    BigFunnelTotalPOISize : 41.85 MB (43,881,895 bytes)
    BigFunnelMessageCount : 114880
    BigFunnelIndexedSize : 3.027 GB (3,250,525,125 bytes)
    BigFunnelPartiallyIndexedSize : 2.303 GB (2,473,087,731 bytes)
    BigFunnelNotIndexedSize : 0 B (0 bytes)
    BigFunnelCorruptedSize : 66.87 KB (68,477 bytes)
    BigFunnelStaleSize : 0 B (0 bytes)
    BigFunnelShouldNotBeIndexedSize : 2.848 MB (2,986,364 bytes)
    BigFunnelIndexedCount : 81912
    BigFunnelPartiallyIndexedCount : 32968
    BigFunnelNotIndexedCount : 0
    BigFunnelCorruptedCount : 2
    BigFunnelStaleCount : 0
    BigFunnelShouldNotBeIndexedCount : 51
    BigFunnelMailboxCreationVersion : 0

    Wenn ich über die erweiterte suche im Betreff nach der Nummer suche finde ich den Eintrag.

    Gibt es schon irgendwelche Neuigkeiten bezüglich des Tickets bei Microsoft oder hat wer herausgefunden wie man den Index repariert?

    Antworten
  4. Ich habe genau das gleiche Problem, weshalb ich hier dann auf der Seite gelandet bin :-/

    Leider ist keinerlei Suche möglich! Wenn irgendwer ein Tip hat wäre ich sehr Dankbar!

    Antworten
  5. Was mir gerade geholfen hat:
    3 eMail Konten alle 3 mit dem gleichen Problem….

    1 Mail Konto Exportiert als pst und dann alle eMails gelöscht
    -> Importiert -> siehe da die Suche funktioniert wieder für das Konto. Werde ich jetzt auch mit den anderen eMail Konten testen :)

    Antworten
  6. Hallo Franky,

    der Index kann durch das Verschieben der Mailbox in eine andere Datenbank neu aufgebaut werden.

    In den meisten Fällen ist eine schlechte Disk Performance für einen unvollständigen Index ursächlich. Sind Elemente vorhanden, bei denen die Indexierung fehlgeschlagen ist, kann für diese der Mailbox Assistant getriggert werden:

    Start-MailboxAssistant -Identity -AssistantName BigFunnelRetryFeederTimeBasedAssistant

    Cheers,
    Ralf

    Antworten
    • Hallo Ralf,

      danke für Deine Antwort, leider existiert der Befehlt start-mailboxassistant auf unseren Systemen nicht.

      Stefan

      Antworten
    • Ich habe es auch gerade versucht mit Start-MailboxAssistant aber dieser existiert nicht. Gibt es den erst aber einer bestimmten CU oder Powershellversion?
      Gruß Stefan

      Antworten
  7. Nein, gibt es seit 2019 RTM.
    @Stefans: Wie hoch ist denn bei Euch der BigFunnelNotIndexedCount oder die BigFunnelPartiallyIndexedSize?

    Aus gutem Grund dürfte das CMDLet im Standard „ausgeRBACd“ sein…

    Antworten
  8. Have you had any luck with the Search index? We have the same problem however it is affecting 70+ users

    Haben Sie Glück mit dem Suchindex gehabt? Wir haben das gleiche Problem, aber es betrifft mehr als 70 Benutzer. Entschuldigung für schlechte Grammatik / Wörter mit Google Translate.

    Antworten
  9. Hallo,

    gibt es schon eine Lösung zu diesen Problemen? wir stehen vor dem CU6 Update (leider von CU4 weg) – wird sich die Suche verbessern?

    Danke,

    Antworten
  10. Moin,

    ich habe ein ähnliches Problem.

    Da mein bei IONOS gehostetes Exchange 2013 zu voll wurde, habe ich einen Exchange 2019 nachgebucht und dieses Postfach im lokalen Outlook parallel migriert. Ich habe also nun 2 idendtische Postfächer (mit unterscheidlicher E-Mailadresse).

    Wenn ich im Exchange 2013 einen beliebigen Suchbegriff eingebe (Suche im aktuellen Postfach), erhalte ich beispielsweise 13.250 Ergebnisse, der Suchbegriff wird gelb dargestellt.

    Die gleiche Suche, bei identischen Einstellungen im Exchange 2019 liefert hingegen nur 75 Ergebnisse, wenn ich dann nach unten scrolle, erweitert Outlook auf 175 Ergebnisse.

    Der Support von IONOS kann mir nicht helfen. Hat hier jemand einen Rat für mich?

    Danke, DMI

    Antworten
    • Hy,
      das muß irgendwas in Outlook sein,
      wenn ich in einem Ordner ohne unterordner suche, und dabe „Aktueller Ordner“ ausgewählt habe, bekomme ich die 75 und 175 Ergebnisse, wenn ich auf Unterordner gehe, stimmt alles dann bekomme ich alle.

      Gruß
      Markus

      Antworten
    • Hi Jens,

      bei uns hat es geholfen, den MS Exchange Search Host Controller Dienst und den MS Exchange-Suche Dienst neu zu starten. Wir haben uns jetzt eine entsprechende geplante Aufgabe angelegt, die die Dienste täglich morgens neu startet.

      VG
      Ron

      Antworten
  11. Hallo Zusammen,

    wir starten regelmäßig die Dienste neu, haben den CU7 installiert und die Suchfehler häufen sich in den letzten 2 Wochen wieder. Jetzt hilft nicht einmal mehr eine Mail zu verändern….
    Kann den Sch… endlich mal jmd. lösen? Das kann doch nicht der Anspruch einer professionellen Groupware sein, dass so ein Problem nach 1 Jahr immer noch nicht gelöst ist.

    VG Markus

    Antworten
    • Hallo Franz.

      Coole Info.
      Nur eine Idee – würde es dann nicht auch reichen, eine Datenbank im DAG auf einen anderen Server im Verbund zu switchen bzw. aktiv zunehmen, bevor ich die DB komplett dismounten und neu einhängen muss?

      lg

      Antworten
  12. Bei uns tritt das Problem leider immer mal wieder auf.
    Wir haben 300+ Mailboxen. Teilweise mit über 200GB/Mailbox.

    Ich kann nicht täglich auf „Verdacht“ jede der Mailboxen von DBx zu DBy verschieben.
    Das würde jedesmal ewig dauern, die Storage unnötig belasten und auch die Performance in den Keller drücken.

    Traurig, dass es hier noch keine Lösung/Hilfe von MS gibt.
    Das Ticket bei MS war auch für „nichts“, da wir deren Support-Engineer erklären mussten wie Indexing unter Exchange 2019 funktioniert (die beiden Techniker waren verwundert weil keine Index-Verzeichnisse mehr da waren)…

    Antworten
    • Bei uns Tritt das Problem auch auf, ich bin ebenfalls auf der Suche nach einer Lösung (Exchange 2019 CU8)
      Der betroffene Server 2000+ Mailboxen … Dienste sind neugestartet, ich hoffe das braucht einfach nur länger…
      Mailboxen verschieben ist hier keine Option…

      Antworten
  13. Hi, here’s how to solve the problem without moving the mailboxes (from Microsoft support a few days ago).
    On the Exchange Server, open a PowerShell box with admin rights (not an Exchange shell) then :
    Add-PSSnapin *Exchange*
    Start-MailboxAssistant -Identity -AssistantName BigFunnelRetryFeederTimeBasedAssistant

    I was told this issue would be fixed in some future CU release.
    Hope this helps…

    Antworten
    • Bei mir hat das nichts gebracht. ( Es wurden 10-20 Mails neu indiziert und dann bricht das auch wieder ab.)
      Das einzige was funktioniert hat war, alle Mailboxen in eine neue Datenbank zu verschieben.
      Auf Dauer ist das aber ziemlich nervig, wenn der Fehler nach und nach immer wieder kommt.

      In my case it did not work.
      The only working method was to move all Mailboxes to a new database.
      But this is realy annoying.

      Antworten
  14. Mit CU8 war bei uns mal eine weile Ruhe. Seitdem CU9 drauf ist fängt es wieder an… Hatte nun nochmal 2 Postfächer die auch einen größer 0 BigFunnelCorruptedCount haben mal in eine andere DB umgezogen. Der Count ist nun auf 0, suche klappt aber auch nur „gefühlt“ besser laut den Mitarbeitern, findet aber definitiv nicht alles. Hinzu kommt das zum Teil nun auch die Meldung kommt „Da hat was nicht geklappt“ was wiederum auch interessant ist das man in owa mehr E-Mails findet…

    Ich habe das Gefühl das zumindest bei uns noch das Apps for Enterprise mit Outlook da mit reinspielt. (Updates sind alle aktuell)

    Hier mal als Beispiel vor über 24h umgezogen in eine neue DB:

    BigFunnelIsEnabled : True
    BigFunnelMaintainRefiners : True
    BigFunnelFilterTableTotalSize : 640 KB (655,360 bytes)
    BigFunnelFilterTableAvailableSize : 160 KB (163,840 bytes)
    BigFunnelPostingListTableTotalSize : 436.1 MB (457,310,208 bytes)
    BigFunnelPostingListTableAvailableSize : 736 KB (753,664 bytes)
    BigFunnelLargePOITableTotalSize : 2.563 MB (2,686,976 bytes)
    BigFunnelLargePOITableAvailableSize : 832 KB (851,968 bytes)
    BigFunnelTotalPOISize : 288.3 MB (302,336,739 bytes)
    BigFunnelMessageCount : 62257
    BigFunnelIndexedSize : 17.07 GB (18,325,733,361 bytes)
    BigFunnelPartiallyIndexedSize : 1.715 GB (1,841,316,471 bytes)
    BigFunnelNotIndexedSize : Unlimited
    BigFunnelCorruptedSize : 0 B (0 bytes)
    BigFunnelStaleSize : Unlimited
    BigFunnelShouldNotBeIndexedSize : 4.441 MB (4,656,379 bytes)
    BigFunnelIndexedCount : 60779
    BigFunnelPartiallyIndexedCount : 1478
    BigFunnelNotIndexedCount : 0
    BigFunnelCorruptedCount : 0
    BigFunnelStaleCount : 0
    BigFunnelShouldNotBeIndexedCount : 594
    BigFunnelMailboxCreationVersion : 0

    Dieses „BigFunnelPartiallyIndexedSize“ stört mich, kann man das irgendwie noch beeinflussen? wenn da wirklich 1,7 GB nur teilweise indiziert sind würde mich es nicht wundern das man nicht alles findet.

    Antworten
  15. Hallo Zusammen,

    ich habe das gleiche Problem, dass die Suche in Outlook nicht läuft. Zur Lösung des Problems habe ich eine neue Datenbank eingerichtet und die Postfächer umgezogen. Damit war für einige Zeit Ruhe. Nun fängt es wieder an. Benutzer beklagen fehlende Suchergebnisse. Eine Prüfung mit „Get-Mailbox -ResultSize Unlimited | Get-MailboxStatistics | ? {$_.BigfunnelNotIndexedCount -ge “1”} | ft DisplayName,BigfunnelNotIndexedCount“ zeigt keine Indexfehler auf. Die beiden Dienste für die Suche sind auf automatisch eingestellt. Auf dem Server läuft CU 9 mit den letzten Updates inkl. dem aktuellen April Sicherheitsupdate.

    Da Microsoft keinen manuelle Neuindizierung anbietet, wollte ich zu dem einzigen Exchange Server noch einen zweiten Exchange 2016 installieren. Dieses schlägt jedoch fehl. Es wird die Meldung „Alle Exchange-Server in der Organisation haben eine höhere Version von Exchange“ angezeigt. Hat jemand hierzu eine Idee?

    Antworten
    • Hi Dieter,

      du kannst in eine Exchange 2019 Umgebung keinen Exchange 2016 installieren, wenn nicht vorher auch ein Exchange 2016 vorhanden war. Lt. Fehlermeldung klingt das so. Wenn, musst du einen Exchange 2019 installieren, das würde gehen.

      Antworten
  16. Bei uns ist das noch seltsamer. Nach der Migration 2016->2019: Eine Outlook Suche ergibt erstmal gar keine Resultate. Führt man die gleiche Suche erneut aus kommt eine Meldung dass die Suche nicht verfügbar wäre. Dienste laufen alle, Neustart bringt keine Änderung.
    Fahre ich jetzt den alten Exchange 2016 wieder hoch funktioniert die Suche wieder. In den 2016er Datenbanken ist nichts mehr vorhanden was vergessen hätte werden können, und in den Postfächern ist kein Hinweis auf irgendwas am alten Exchange Server zu finden. Auch ist das Problem nur an einem Standort. Alle anderen funktionieren einwandfrei (keine DAG) Installiert ist CU9 inkl. aller Updates.

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