Vorsicht: Neue Limits für Office 365 / Exchange Online

Kleiner Hinweis am Rande, ab dem 01.06.2018 werden neue Limits in Exchange Online und damit auch in Office 365 eingeführt. Konkret geht es um neue Limitierungen bei authentifizierten SMTP-Verbindungen (SMTP Authenticated submission):

• Gesendete Mails werden im Ordner “Gesendete Elemente” des Postfachs gespeichert
• Es sind nur noch drei gleichzeitige Verbindungen pro Postfach erlaubt

Je nach Konfiguration könnte man hier in Probleme laufen. Problematisch wird es, wenn Geräte wie Scanner oder Multifunktionsgeräte einen Serviceaccount nutzen um Mails zu versenden. Auch Software für den E-Mail Newsletter Versand kann von dem neuen Limit betroffen sein.

Ganz konkret bedeutet dies folgendes: Pro Postfach sind nur 3 gleichzeitige authentifizierte SMTP Verbindungen möglich. Wenn Multifunktionsgeräte, die Monitoring Software und das Newsletter Tool beispielsweise alle einen ServiceAccount mit dem Namen “noreply” verwenden, kommt man je nach Mailaufkommen schnell an dieses Limit. Die Verbindung kann zwar einfach zu einem späteren Zeitpunkt wiederholt werden, jedoch unterstützen meist gerade Multifunktionsgeräte dies nicht. Solche Geräte zeigen üblicherweise nur einen Fehler an und versuchen nicht wieder die Mail loszuwerden.

In der folgenden Grafik ist einmal Limit dargestellt, 4 Clients versuchen zeitgleich mit dem Benutzer “noreply” und einem Passwort ihre Mails zu senden. Drei der Verbindungen werden akzeptiert, die vierte wird den folgenden Fehler erhalten:

• 4.3.2 STOREDRV.ClientSubmit; sender thread limit exceeded.

Da nun auch die Mails in dem “Gesendete Elemente” Ordner im Postfach “noreply” erscheinen, bietet es sich hier an entsprechende Aufbewahrungsrichtlinien zu konfigurieren und die Mails nach einer bestimmten Zeit automatisch zu löschen. Zwar sollte die Postfachgröße bei Exchange Online und Office 365 eher kein Problem darstellen, allerdings schaut sich im Normalfall auch niemand die gesendeten Mails eines ServiceAccounts an. Die Mails müssen also nicht zwingend für immer gespeichert werden.

Gerade wenn viele Drucker oder Newsletter Programme auf den gleichen ServiceAccount konfiguriert sind, kann die Gefahr bestehen, dass mehr als 3 gleichzeitige Verbindungen aufgebaut werden. In diesem Fall würde es also zu dem oben genannten Fehler kommen.

Als Alternative bietet sich nur an für jedes Gerät oder Dienst ein eigenes Postfach / ServiceAccount zu verwenden. Dies sorgt natürlich auch für zusätzliche Kosten. Zwar muss nicht jeder Drucker sein eigenes Konto verwenden, aber vielleicht lässt es sich ja etwas entzerren indem beispielsweise alle Drucker einer Etage eines Bürogebäudes einen eigenen ServiceAccount nutzen.

Newsletter (Bulk Mail) sollten lieber über spezielle Dienste und nicht via Exchange Online oder Office 365 abgewickelt werden.